Visual Paradigm: узгодження бізнес-процесів у компанії

Під час роботи з бізнес-процесами завжди виникає потреба узгоджувати модель бізнес-процесу з різними зацікавленими сторонами: від замовників проєкту до власників процесу або його безпосередніх виконавців (учасників процесу). Узгодження бізнес-процесів у Visual Paradigm легко здійснювати завдяки інструменту PostMania. Хороша новина також у тому, що співробітнику, з яким необхідно узгодити модель бізнес-процесу, не потрібно мати ліцензію Visual Paradigm. Узгодження бізнес-процесів у компанії здійснюється через будь-який браузер та реєстрацію на сервері VP Online (Visual Paradigm Online).

Узгодження бізнес-процесів, особливо з різними зацікавленими сторонами, породжує ще одне завдання – частина інформації на моделі процесу може бути призначена не всім. Наприклад, деякі текстові інструкції з поясненням проблем у процесі чи, навпаки, з якимись рішеннями, які тимчасово не варто показувати всім. У Visual Paradigm це також передбачено і вирішується дуже просто.

Розглянемо, як узгодити бізнес-процес у компанії за допомогою інструменту PostMania у Visual Paradigm. Слід також звернути увагу на те, що проєкт має бути збережений на сервері VP Online. Якщо проєкт збережено лише на локальному комп'ютері, інструмент PostMania буде недоступним. Отже, праворуч вікна відкриваємо панель дій (1), натиснувши кнопку праворуч діаграми та натискаємо на іконку PostMania (2). Припустимо, співробітник ще не брав участі в узгодженні процесів.

Натискаємо на значок «Поділитись» (1) та обираємо «Запросити глядачів…» (2).

Відкриється форма «Запрошення». Якщо йдеться про нового співробітника, достатньо вказати його e-mail і натиснути кнопку «Відправити запрошення по Email». Можна запросити відразу кілька співробітників, розділивши їх адреси комами. Якщо працівники раніше запрошувалися для узгодження інших моделей, достатньо почати набирати їхні імена у полі введення електронної пошти. Новий учасник узгодження процесу отримає листа, в якому треба натиснути кнопку «Accept Invitation». У новій вкладці браузера відкриється форма реєстрації на VP Online.

Після реєстрації відкриється модель, яку необхідно узгодити. Вікно в PostMania поділено на дві основні сфери:

• зона моделі (1), відзначаємо всі точки на моделі процесу, які хочемо прокоментувати;
• зона коментарів (2), які будуть надіслані автору моделі.

Для коментування натискаємо на маркер (3) та перетягуємо його у потрібну точку на моделі. Маркер можна рухати, можна видалити, якщо поставили зайвий. Маркери автоматично нумеруються. Як тільки моделі поставили маркер, в зоні коментування (2) з'явиться область для коментування конкретного маркера (4). За потреби, до кожного коментаря маркера можна прикріпити файл (5). На завершення, вказуємо тему повідомлення (6) та натискаємо на кнопку «Post» (7).

Автору моделі процесу надходить повідомлення, яке він може побачити в нижньому правому кутку робочої області Visual Paradigm або на загальній панелі PostMania (меню «Команда» - PostMania). В області 1 відображається короткий зміст повідомлення (анонс). В області 2 – повні пронумеровані повідомлення. Тут же, унизу сторінки, можна написати відповідь автору коментарів. Для того, щоб зрозуміти, які точки на процесі стосуються коментарі, натискаємо «Відкрити» (3).

Тепер видно маркери (1) та під тими самими номерами коментарі до них (2). При необхідності натискаємо в зону 3 для написання відповіді. Якщо є необхідність за допомогою маркерів пояснити щось на моделі процесу, натискаємо «Коментарі до процесу» (4) і створюємо нову посаду до моделі, за якою вже проходило узгодження бізнес-процесу в компанії.

Після створення нового посту до моделі, за якою відбувалося узгодження, автор моделі може також ставити маркери (1) у потрібних місцях процесу та коментувати їх (2). Потім вибираються співробітники для узгодження (3), вказується тема нового повідомлення (4) та натискаємо кнопку «Пост» (5).

Ось таким чином Visual Paradigm дозволяє організувати узгодження бізнес-процесів у компанії. Отже, як узгодити бізнес-процес у компанії, зрозуміло. Декілька незаперечних переваг:

• узгодження бізнес-процесів у компанії здійснюється в єдиному середовищі в рамках проєкту;
• завдяки єдиному середовищу видно всю історію узгодження процесів;
• єдиний для всіх формат погодження (автоматично нумеровані маркери та поля для коментарів до них).

Таким чином, узгодження бізнес-процесів у компанії відбуватиметься організованіше і, швидше за все, швидше. Узгоджувати процеси через обмін повідомленнями по e-mail просто незручно, порівняно з інструментом PostMania.