Основні функції BPMS – моделювання, виконання та моніторинг бізнес-процесів. BPMS ефективні там, де необхідно автоматизувати бізнес-процеси зі зрозумілою логікою та можливістю внесення швидких змін.

Багато компаній заявляють про бажання автоматизувати бізнес-процеси. Не всі розуміють, що необхідно спочатку зробити, щоби автоматизувати бізнес-процеси. Ще менше керівників орієнтуються у виборі програмного забезпечення реалізації головної мети – автоматизувати бізнес-процеси.

На ринку багато пропозицій програмного забезпечення для вирішення завдань бізнесу (CRM, ECM, ERP і т.д.). Всі продавці ПЗ заявляють, що їхній продукт дозволяє автоматизувати бізнес-процеси. Часто це коробкові рішення. Швидко внести зміни до бізнес-процесів коробкового рішення у компанії не вийде.

При визначенні завдання у компанії – автоматизувати бізнес-процеси, слід розуміти – мова має йти про впровадження процесного підходу (BPM). В іншому випадку автоматизація буде фрагментарною та ключовий принцип процесного підходу - постійне поліпшення бізнес-процесів компанії, реалізований не буде. Оскільки альтернативи процесному підходу поки що не вигадали, компанії впроваджують процесне управління. Системи класу BPMS призначені для реалізації принципів управління бізнесом.

BPMS – найбільш ефективний ІТ-інструмент, що використовується для впровадження процесного підходу до компанії. Ключова відмінність від програм інших класів (CRM, ECM, ERP тощо) – основний об'єкт автоматизації бізнес-процес. Виконуючи модель процесу, BPMS розподіляє потік робіт між учасниками, відбувається управління бізнес-процесом, а чи не його складовими: документами, контактами, обліковими даними. BPMS дозволяє вносити зміни в процес швидко, практично, "по ходу" роботи.